Umowa na odległość to umowa zawierana bez jednoczesnej fizycznej obecności stron, przy wykorzystaniu środków porozumiewania się na odległość. W przypadku umów z konsumentami definicję takiej umowy zawiera ustawa o prawach konsumenta. Obejmuje ona sytuacje, w których strony korzystają np. z poczty elektronicznej, formularza internetowego czy innych narzędzi komunikacji na odległość aż do momentu zawarcia umowy.

Kluczowe wnioski

• Umowa na odległość może być ważna bez tradycyjnego podpisu na papierze, jeżeli przepisy nie wymagają zachowania szczególnej formy i strony skutecznie złożą zgodne oświadczenia woli.
• E-mail, skan podpisanej umowy lub akceptacja dokumentu online mogą w określonych sytuacjach spełniać wymogi formy dokumentowej, ale nie są tym samym co forma elektroniczna równoważna formie pisemnej.
• Kwalifikowany podpis elektroniczny pozwala zachować formę elektroniczną czynności prawnej, która jest równoważna formie pisemnej.
• Nie każdą umowę można skutecznie zawrzeć przez Internet. W przypadku niektórych czynności przepisy wymagają szczególnej formy, np. aktu notarialnego.
• Przy umowach zawieranych przez przedsiębiorcę z konsumentem na odległość trzeba dodatkowo uwzględnić obowiązki informacyjne oraz przepisy dotyczące prawa odstąpienia od umowy.

Czym jest umowa na odległość?

Samo zawieranie umowy przez Internet nie oznacza więc, że dokument musi zostać wydrukowany, podpisany odręcznie i wysłany pocztą. Kluczowe znaczenie ma przede wszystkim to, jaka forma została przewidziana dla konkretnej czynności prawnej.

W praktyce zawieranie umowy na odległość wymaga zatem odpowiedzi na dwa pytania: czy strony skutecznie złożyły zgodne oświadczenia woli oraz czy zachowano wymaganą przez prawo formę.

Czym różni się forma dokumentowa od elektronicznej przy zawieraniu umowy na odległość?

Forma dokumentowa jest mniej sformalizowana niż forma pisemna lub elektroniczna. Zgodnie z art. 77² Kodeksu cywilnego wystarczy złożenie oświadczenia woli w postaci dokumentu w sposób umożliwiający ustalenie osoby, która je złożyła. Dokumentem może być natomiast każdy nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jego treścią. W praktyce oznacza to, że w zależności od okoliczności forma dokumentowa może zostać zachowana m.in. za pomocą:

• wiadomości e-mail,
• skanu dokumentu,
• formularza internetowego,
• pliku elektronicznego,
• wymiany wiadomości zawierających treść uzgodnień.

Nie oznacza to jednak, że każda umowa zawarta e-mailem będzie automatycznie skuteczna. Należy sprawdzić zarówno wymogi dotyczące konkretnej umowy, jak i sposób, w jaki strony złożyły swoje oświadczenia.

Forma elektroniczna jest czymś innym. Zgodnie z art. 78¹ Kodeksu cywilnego wymaga ona złożenia oświadczenia woli w postaci elektronicznej oraz opatrzenia go kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Tak złożone oświadczenie jest równoważne z oświadczeniem złożonym w formie pisemnej.

Czy skan z podpisem lub Profil Zaufany ePUAP wystarczy do zawarcia umowy?

Nie można przyjąć, że skan albo Profil Zaufany zawsze zastępują własnoręczny podpis lub kwalifikowany podpis elektroniczny. Skuteczność konkretnego rozwiązania zależy od rodzaju umowy i formy wymaganej przez przepisy.

Skan podpisanego dokumentu może mieć istotną wartość dowodową i w określonych sytuacjach pozwalać na zachowanie formy dokumentowej, ale nie należy utożsamiać go z formą pisemną. Podobnie Profil Zaufany nie jest tym samym co kwalifikowany podpis elektroniczny.

Jak zawrzeć umowę B2B lub umowę zlecenie na odległość?

Umowa B2B lub umowa zlecenie może być często zawarta na odległość bez kwalifikowanego podpisu, jeżeli przepisy dla konkretnej czynności nie wymagają formy szczególnej. W takich przypadkach strony mogą np. wymienić się dokumentami za pośrednictwem poczty elektronicznej albo zaakceptować ustalone warunki w innym sposób pozwalający na ustalenie, kto złożył oświadczenie.

Przed zawarciem umowy warto jednak zadbać o to, aby jednoznacznie ustalić:

• strony umowy i osoby uprawnione do ich reprezentacji,
• przedmiot i zakres świadczenia,
• wynagrodzenie oraz zasady płatności,
• termin i sposób wykonania umowy,
• zasady rozwiązania lub wypowiedzenia umowy,
• odpowiedzialność stron i ewentualne kary umowne,
• sposób dokonywania późniejszych zmian umowy.

Jakich umów nie można zawrzeć na odległość przez Internet?

Nie każda umowa może zostać skutecznie zawarta wyłącznie za pomocą e-maila lub zwykłego formularza internetowego. Kodeks cywilny przewiduje różne formy szczególne czynności prawnych, a ich niezachowanie może prowadzić do nieważności czynności.

Przykładem są czynności dotyczące nieruchomości, dla których przepisy mogą wymagać aktu notarialnego. Również w innych przypadkach ustawa może wymagać formy pisemnej, dokumentowej, elektronicznej albo jeszcze bardziej sformalizowanej.

Dlatego przed zawarciem umowy na odległość nie należy ograniczać analizy do pytania „czy mogę podpisać ją online?”. W pierwszej kolejności trzeba ustalić, jaka forma jest wymagana dla konkretnej umowy i jakie skutki wiążą się z jej niezachowaniem.

Ile dni ma konsument na odstąpienie od umowy zawartej na odległość?

Co do zasady konsument ma 14 dni na odstąpienie od umowy zawartej na odległość bez podawania przyczyny. Wynika to z art. 27 ustawy o prawach konsumenta. W przypadku umów dotyczących rzeczy termin co do zasady liczony jest od objęcia rzeczy w posiadanie, natomiast dla pozostałych umów – od dnia zawarcia umowy. Prawo odstąpienia nie ma jednak charakteru absolutnego. Ustawa przewiduje wyjątki, m.in. dotyczące niektórych usług wykonanych w całości za wyraźną zgodą konsumenta czy treści cyfrowych niedostarczanych na nośniku materialnym, jeżeli spełnione zostały ustawowe warunki.

Przedsiębiorca zawierający umowę na odległość z konsumentem musi ponadto przekazać konsumentowi wymagane informacje, w tym dotyczące prawa odstąpienia, sposobu jego wykonania i kosztów związanych ze zwrotem rzeczy.

Czy umowa o pracę zawarta przez e-mail jest ważna i legalna?

Umowę o pracę należy zawrzeć na piśmie, ale możliwe jest również zachowanie równoważnej formy elektronicznej przy użyciu kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Wynika to z art. 29 § 2 Kodeksu pracy w związku z odpowiednim zastosowaniem przepisów Kodeksu cywilnego. Państwowa Inspekcja Pracy potwierdza, że kwalifikowany podpis elektroniczny może służyć do zawarcia umowy o pracę w formie elektronicznej.

Sama wymiana e-maili bez kwalifikowanego podpisu nie powinna być utożsamiana z zachowaniem elektronicznej formy równoważnej formie pisemnej. W przypadku stosunku pracy szczególne znaczenie ma również obowiązek pracodawcy dotyczący potwierdzenia warunków zatrudnienia przed dopuszczeniem pracownika do pracy.

Jak bezpiecznie przeprowadzić zawarcie umowy na odległość?

Bezpieczne zawarcie umowy na odległość powinno uwzględniać nie tylko sam moment akceptacji dokumentu, ale również możliwość późniejszego wykazania, co dokładnie zostało uzgodnione i przez kogo.

W praktyce warto:

• korzystać z jednego, ostatecznego pliku zawierającego pełną treść umowy,
• zachować korespondencję dotyczącą negocjacji i akceptacji warunków,
• zweryfikować umocowanie osoby podpisującej umowę,
• stosować kwalifikowany podpis elektroniczny, gdy wymagana jest forma elektroniczna,
• określić w umowie sposób dokonywania jej późniejszych zmian,
• przy umowach z konsumentami sprawdzić wykonanie wszystkich obowiązków informacyjnych.

Właściwe przygotowanie dokumentacji ma znaczenie szczególnie wtedy, gdy umowa zawarta na odległość będzie później podstawą dochodzenia zapłaty, wykonania określonego świadczenia albo rozstrzygania sporu.

W czym może pomóc kancelaria adwokacka?

Wątpliwości dotyczące tego, czy umowa zawarta na odległość jest skuteczna, często pojawiają się dopiero po jej podpisaniu. Tymczasem właściwa ocena formy prawnej dokumentu przed jego zaakceptowaniem pozwala ograniczyć ryzyko późniejszego sporu.

Legalalliance wspiera klientów w przygotowywaniu, analizowaniu i negocjowaniu umów, w tym umów zawieranych zdalnie. Adwokat może ocenić, czy planowany sposób zawarcia umowy odpowiada wymaganiom ustawowym, zweryfikować treść dokumentu oraz wskazać rozwiązanie ograniczające ryzyko prawne.

Kancelaria adwokacka może również pomóc przedsiębiorcom w przygotowaniu procedur zawierania umów online, dokumentacji B2B oraz wzorców umownych wykorzystywanych w relacjach z konsumentami. Jeżeli konkretna umowa na odległość ma istotną wartość finansową lub wiąże się z podwyższonym ryzykiem prawnym, konsultacja z prawnikiem przed jej zawarciem może być znacznie bezpieczniejsza niż późniejsze rozwiązywanie sporu.

Mini FAQ

Czy można zawrzeć umowę przez e-mail?

Tak, w wielu przypadkach jest to możliwe, jeżeli dla danej umowy nie jest wymagana szczególna forma, a sposób komunikacji pozwala ustalić treść oświadczeń i osoby, które je złożyły.

Czy skan podpisanej umowy jest tak samo ważny jak oryginał?

Nie zawsze. Skan może mieć znaczenie dowodowe i w określonych przypadkach spełniać wymogi formy dokumentowej, ale co do zasady nie jest równoważny własnoręcznie podpisanemu oryginałowi w formie pisemnej.

Czy Profil Zaufany zastępuje podpis kwalifikowany?

Nie. Profil Zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny są odrębnymi rozwiązaniami. Do zachowania formy elektronicznej w rozumieniu art. 78¹ Kodeksu cywilnego wymagany jest kwalifikowany podpis elektroniczny.

Czy konsument zawsze może odstąpić od umowy zawartej przez Internet?

Nie. Co do zasady termin wynosi 14 dni, ale ustawa o prawach konsumenta przewiduje wyjątki, w których prawo odstąpienia nie przysługuje.

Czy każdą umowę można podpisać elektronicznie?

Nie. Niektóre czynności wymagają zachowania szczególnej formy, np. aktu notarialnego. Przed zawarciem umowy na odległość należy więc sprawdzić wymagania dotyczące konkretnego rodzaju umowy.